Versione Informativa: V1_20261008
Il testo presente in questa pagina è redatto per informare adeguatamente i soggetti ai quali si riferiscono le utenze telefoniche chiamate per lo svolgimento di attività riconducibili ad Accueil S.r.l. proprietaria del marchio ProntopPaghe.it, in qualità di Titolare del Trattamento, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 679/2016 (“GDPR”). Questo documento integra anche l’informativa breve rilasciata oralmente al soggetto chiamato all’inizio della comunicazione.
1. Titolarità e finalità del trattamento
ACCUEIL S.r.l. (“Accueil”), proprietaria del marchio ProntopPaghe.it, con sede legale in Reggio Calabria, via Del Gelsomino, 45/C Condominio “Aton”, Partita IVA 02234120802, assume il ruolo di Titolare del Trattamento dei dati personali raccolti per l’erogazione dei servizi prestati da ProntoPaghe.it:
a) per la fruizione dei servizi messi a disposizione da ProntopPaghe.it, ovvero operazioni per la gestione amministrativa del personale dipendente e gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza e amministrazione del personale; nell’esecuzione della prestazione, i dati potranno essere comunicati a soggetti terzi, tra i quali Enti Pubblici, Professionisti in materia fiscale, Banche e Istituti di Credito, soggetti verso i quali la comunicazione è necessaria per le finalità connesse all’erogazione dei servizi prestati.
b) per la redazione degli accordi che regolano la prestazione del servizio sottoscritto, nonché per le operazioni di fatturazione;
c) per l’invio, verso l’indirizzo di posta elettronica, indirizzo e recapito telefonico conferiti dall’Interessato, di aggiornamenti ed ogni altra comunicazione necessaria per l’esecuzione del contratto sottoscritto.
2. Fonti dei dati utilizzati e base giuridica del trattamento
Le utenze telefoniche e i dati personali generici utilizzati per effettuare le chiamate ai fini dell’esecuzione del servizio di cui l’Interessato è parte.
Nel caso di contatti telefonici o invio di comunicazioni elettroniche, l’utilizzo delle relative utenze è legittimato come segue:
- Per le finalità descritte nella lettera a) dell’art. 1 la base giuridica del trattamento risiede nell’esecuzione di un contratto (operazioni per la gestione amministrativa del personale dipendente) di cui l’Interessato è parte, ai sensi dell’art 6 lett. b) del Reg. U.E. 679/2016; l’Interessato sarà contattato telefonicamente o tramite sms verso i recapiti comunicati al momento della sottoscrizione del contratto, tramite sistema di messaggistica istantanea Whatsapp o simili applicazioni di messaggistica, in alternativa mediante comunicazione di posta elettronica.
- Per le finalità descritte nella lettera b) dell’art. 1, (redazione degli accordi e fatturazione), la base giuridica del trattamento risiede nell’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte, ai sensi dell’art 6 lett. b) del Reg. U.E. 679/2016; l’Interessato sarà contattato telefonicamente o tramite sms verso i recapiti comunicati al momento della sottoscrizione del contratto, tramite sistema di messaggistica istantanea Whatsapp o simili applicazioni di messaggistica, in alternativa mediante comunicazione di posta elettronica.
- Per le finalità descritte nella lettera c) dell’art. 1, (invio di comunicazioni), la base giuridica del trattamento risiede nell’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte, ai sensi dell’art 6 lett. b) del Reg. U.E. 679/2016; l’Interessato sarà contattato telefonicamente o tramite sms verso i recapiti comunicati al momento della sottoscrizione del contratto, tramite sistema di messaggistica istantanea Whatsapp o simili applicazioni di messaggistica, in alternativa mediante comunicazione di posta elettronica.
- Per le finalità descritte nell’art. 3 (Dati particolari) La base giuridica per il trattamento di tali categorie di dati personali, risiede nell’art. 9 n. 2 del Reg. U.E. 679/2016 (G.D.P.R.), poiché il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro.
3. Tipo dei dati personali
Oggetto delle attività di elaborazione dati sono:
- dati personali generici (Cognome, nome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzi di domicilio e residenza)
- dati bancari della parte contrattuale o dei suoi dipendenti e preposti
- dati relativi alla composizione del nucleo familiare dei dipendenti;
- dati reddituali dei dipendenti.
Dati particolari:
- dati relativi a stati di malattia, senza accesso alla diagnosi e per la sola finalità di elaborazione della busta paga dei modelli previdenziali;
- dati relativi ad infortuni sul lavoro;
- dati relativi all’idoneità o meno a determinate mansioni, eventualmente anche con riferimento ai familiari;
- adesione al sindacato, limitato alla necessità di calcolo dei contributi mensili per l’iscrizione;
- ogni altro genere di dato personale o documento che l’Interessato, di sua spontanea volontà, decida di comunicare, condividere o trasmettere.
La base giuridica per il trattamento di tali categorie di dati personali, risiede nell’art. 9 n. 2 del Reg. U.E. 679/2016 (G.D.P.R.), poiché il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro.
I documenti non saranno comunicati a terzi né diffusi, fatti salvi i casi di obbligo giuridico di comunicazione o richieste dell’autorità Giudiziaria o altri Enti Pubblici competenti in materia previdenziale, assicurativa e di sicurezza sul lavoro.
4. Modalità del trattamento e conservazione
I dati sono trattati con mezzi elettronici e sono protetti mediante le misure di sicurezza adeguate previste dal legislatore, volte ad evitarne l’accesso non autorizzato, la perdita o distruzione.
I dati raccolti saranno trattati nel rispetto della normativa in materia di privacy e dei princìpi di correttezza, di liceità, di trasparenza e di tutela della tua riservatezza e dei diritti degli Interessati.
I dati raccolti per le finalità di cui al numero 1. lettera a) vengono conservati per tutta la durata del servizio sottoscritto con il contratto e per i dieci anni successivi alla cessazione del rapporto contrattuale, in linea con le norme che disciplinano la materia fiscale e previdenziale; successivamente vengono cancellati in modo definitivo. Sono sempre garantiti i diritti previsti dalla normativa europea e nazionale in tema di tutela dei dati personali, meglio descritti nel successivo art. 10.
I dati raccolti per le finalità di cui al numero 1. lett. b), vengono conservati per tutta la durata del servizio sottoscritto con il contratto e per i dieci anni successivi alla cessazione del rapporto contrattuale, in linea con le norme che disciplinano la materia fiscale e previdenziale; successivamente vengono cancellati in modo definitivo.
I dati raccolti per le finalità di cui al numero 1 lett. c), vengono conservati per tutta la durata del servizio sottoscritto con il contratto; successivamente, vengono eliminati, fatto salvo il caso in cui non siano scindibili dalle finalità previste nelle lettere a) e b) del numero 1.
I documenti raccolti o generati a causa del servizio di amministrazione del personale, in particolare i cedolini paga, i modelli fiscali finalizzati ai versamenti previdenziali o erariali, saranno conservati per un periodo massimo di novanta giorni, decorrenti dal momento della trasmissione alla parte contrattuale; successivamente verranno eliminati definitivamente.
I dati particolari descritti al numero 3, comunicati dalla parte contrattuale, saranno trattati e conservati esclusivamente per il tempo necessario all’elaborazione dei cedolini paga e dei modelli fiscali; successivamente vengono eliminati in maniera definitiva. Il tempo di conservazione non andrà comunque oltre i novanta giorni decorrenti della consegna della Certificazione Unica, per l’anno di competenza, alla parte contrattuale.
Tutti i dati personali, potranno essere conservati per un periodo ulteriore, in caso di Interesse Legittimo della parte contrattuale, di Accueil S.r.l., ovvero in caso di contenzioso, per la risoluzione del quale non si possa prescindere dalla conservazione dei suddetti dati; in caso di richieste da parte dell’Autorità Giudiziaria o Enti Pubblici preposti.
5. Revoca del consenso
La revoca del consenso all’utilizzo dei dati personali per la finalità descritte, può avvenire secondo diverse modalità e precisamente:
- Inviando una comunicazione in tal senso all’indirizzo e-mail dpo@accueil.it
- Inviando una comunicazione epistolare ad Accueil S.r.l. all’attenzione dell’Ufficio DPO (Data Protection Officer) Via Sant’Anna II Tronco, 22 – 89128 Reggio Calabria.
6. Ambito di circolazione dei dati
Il trattamento dei dati è eseguito ad opera di soggetti, interni od esterni, a ciò appositamente incaricati ed impegnati alla riservatezza cui è stato assegnato uno specifico ruolo di responsabile o incaricato del trattamento e a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative.
Per lo svolgimento di tali attività Accueil si affida principalmente a risorse interne, ed
eccezionalmente ad entità terze che agiscono per suo conto previa contrattualizzazione del rapporto con tali terze parti designate responsabili del relativo trattamento, ai sensi degli articoli 29 del codice privacy e 28 del GDPR.
In circostanze altrettanto eccezionali Accueil potrebbe valersi, a sua volta, di un’ulteriore terza parte (sub-appaltatore) che effettua le operazioni di call center, anch’esso designato responsabile del trattamento ad opera di Accueil e tempestivamente reso noto a tutti gli Interessati.
7. Comunicazione dei dati
I dati personali possono essere comunicati, per le medesime finalità indicate, ovvero per le attività di amministrazione del personale ed elaborazione di modelli fiscali, alle altre società fornitrici dei servizi che eseguono prestazioni in favore di ProntoPaghe e sempre per le necessità di erogazione delle prestazioni per viste dal contratto; tra i soggetti ai quali possono essere comunicati i dati rientrano: Enti Pubblici, Professionisti in materia fiscale, Banche e Istituti di Credito, soggetti verso i quali la comunicazione è necessaria per le finalità connesse all’erogazione dei servizi prestati.
8. Diffusione
I dati oggetto delle attività non sono diffusi a soggetti indeterminati.
9. Trasferimento dei dati all’estero
Lo svolgimento delle attività di ProntoPaghe avviene prevalentemente sul territorio nazionale o all’interno dello Spazio Economico Europeo.
Nel caso, eccezionale, in cui il trattamento dati sia localizzato al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”) vengono adottate tutte le prescrizioni previste dalla normativa vigente per la tutela dei dati personali, ed in relazione al flusso estero di dati vengono adottati strumenti di salvaguardia che ne legittimano la trasmissione, come l’adozione delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione dell’Unione europea.
10. Diritti dell’interessato
L’utente ha il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei suoi dati personali presso Accueil e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione; inoltre, si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, al loro trattamento, il diritto alla portabilità. Le richieste vanno rivolte:
- via e-mail, all’indirizzo: dpo@accueil.it
- via posta, ad Accueil S.r.l. Ufficio DPO (Data Protection Officer), Via Sant’Anna II tronco, 22 – 89128 Reggio Calabria.
Per qualunque esigenza può inoltre rivolgersi al Data Protection Officer (Responsabile della protezione dei dati) inviando una comunicazione scritta al seguente indirizzo: dpo@accueil.it
11. Diritto di iscrizione al Registro Pubblico delle Opposizioni
L’interessato ha il diritto di iscrivere, in qualsiasi momento, i propri numeri, di rete fissa e mobile, che siano presenti o meno in elenchi pubblici, o il corrispondente indirizzo postale, per opporsi all’utilizzo di queste categorie di dati per finalità di marketing, invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, o comunicazioni di tipo commerciale.
Con l’iscrizione al RPO è possibile rimuovere i consensi precedentemente prestati.
L’iscrizione nel Registro può avvenire con una delle seguenti modalità:
- Per e-mail: iscrizione@registrodelleopposizioni.it inviando l’apposito modulo disponibile nella area dedicata del Registro pubblico delle opposizioni (registrodelleopposizioni.it);
- Tramite il numero verde: 800 957 766 per utenze fisse o 06 42986411 per cellulari;
- Tramite Web compilando il form elettronico disponibile nell’area dedicata, sul sito del Registro delle Opposizioni, ove potrai trovare ulteriori informazioni sul funzionamento del Registro.